Időmenedzsment

Mi a véleményed?
+1
+1
1
+1
+1
+1
+1
+1

A mai rohanó világban sokszor annyi mindennel kell foglalkoznunk, hogy nehéz megtalálni az egyensúlyt az életünkben. Munka, család, barátok. Azonban ha a számunkra megfelelő módszerrel beosztjuk az időnket, nagyon sok stressztől megkímélhetjük magunkat 

Milyen a jó időbeosztás?

Az idő pénz, okosan kell vele gazdálkodnunk. Mégis hajlamosak vagyunk arra, hogy kevésbé hasznos – avagy felesleges – dolgokat is felvegyünk a napirendi listánkra. Az időrabló tevékenységek közé sorolhatók: közösségi média, TV. Tipikusan olyan tevékenységek, melyek ugyan szórakoztatóak, de semmi pluszt nem tesznek hozzá életünkhöz, fejlődésünkhöz. Ennek ellenére hogy hosszú órákat vagyunk képesek eltölteni társaságukban úgy, hogy valójában fel sem tűnik milyen sok időnk eltelt. Nem a használatuk ellen szólok, csupán a tudatosságon van a hangsúly. Stephen R. Covey szerint priorizáláskor meg kell vizsgálni egy feladat sürgősségét és fontosságát annak érdekében, hogy megfelelő sorrendet tudjunk felállítani. Négy tevékenység kategóriát különböztetünk meg az ő elmélete szerint, melyek az alábbiak:

 

  1. Sürgős és fontos
  2. Fontos, de nem sürgős
  3. Sürgős, de nem fontos
  4. Nem sürgős és nem fontos

Az időmátrixot eszerint a sorrend szerint kell kezelnünk. Az első csoportba kerülő tevékenységek azonnali cselekvést kívánnak, de arra mindenképp érdemes figyelnünk, hogy minél kevesebb dolog kerüljön ide. Az előre látható, záros határidőn belül elvégzendő feladatokat ne hagyjuk a végére, ha időben kezelve vannak, nem válnak sürgőssé.

Az igazán fontos dolgok, melyek ugyan dátumhoz vannak kötve, de van elegendő időnk az elvégzéséhez mind-mind a második kategóriába kerülnek. Ezek körülbelül a napod 80%-át teszik ki optimális esetben.

A harmadik kategóriához tartozó teendők leginkább tőlünk független személyeknek fontos – ide sorolhatók a meetingek, telefonhívások.

Végezetül az utolsó kategória „résztvevői” a hosszú távon ugyan hasznos, de gond nélkül elnapolhatóak, ugyanis nincsenek konkrét dátumhoz kötve.

 

A kulcsszó: priorizálás

Ha sikerült tevékenységeinket a fenti négy kategóriába besorolni, akkor pontosabb képet kapunk arról, hogy milyen sűrű lesz az elkövetkező hetünk / hónapunk. A napi terveken kívül érdemes egy ilyen összesítő táblázatot készíteni. Hallgatóknak praktikus lehet egy hallgatói naptár beszerzése. Itt az egész éves munkásságunkat figyelemmel tudjuk követni, vizsgáinkat meg tudjuk tervezni. Ez egy klasszikus módszer, aki nem szeretné magával cipelni mindenhova, annak több alternatív lehetőség is a rendelkezésére áll. Rengeteg app létezik, amely szinkronizálható bármely felületünkkel, így online, egy helyen nyomon tudjuk követni aktuális programjainkat.

A teljesítményorientált világunkban nehéz tudatosítani, de nem tudsz mindent megcsinálni egyszerre, rövid időn belül. 24 óra alatt jóval több órányi feladatot a magánéletünkkel esélytelen összeegyeztetni. Van amit másnapra vagy következő hétre kell időzítenünk.

A priorizálásnak pont az lényege, hogy azokkal a dolgokkal foglalkozz először, amik legnagyobb hatással vannak az életedre, fejleszt téged, hosszú távon (is) pozitív hatással lesz rád vagy az életminőségedre. Az általános stresszfaktorod sem fog az átlag fölé emelkedni, hiszen nem lebeg a fejed felett Damoklesz kardjaként kismillió el-nem-intézett feladat.

Alapvető praktika a listakészítés. Érdemes egy egyéni sémát kitalálni, amelyet jól átlátunk, és szívesen is pillantunk rá. Reggelente érdemes negyedórát erre a feladatra szánni, az egész napunkat megkönnyítheti.

Becsüld meg az összes teendő munkaidejét. Ezzel egyértelmű lesz, hogy mennyi időre van szükséged. Amint megvannak a feladatok, rendezd azokat sorba a fenti mátrix negyedei alapján (1,2,3,4). Ha szükséges, az egyes negyedeken belül használhatsz egyszerű fontosság szerinti rendezést.

Itt is fontos, hogy az adott napnyi feladataid összideje nem lehet több annál, mint ami a rendelkezésedre áll. Ha van egy jó rendszerünk, amit megszoktunk, könnyebben tudjuk egyensúlyban tartani a magánéletünket és a szakmai elfoglaltságokat.

Nem kell mindig igent mondanunk egy-egy közbejövő pluszfeladatra, hiszen ha hagyjuk, hogy más ossza be az időnket, nem leszünk képes véghez vinni saját terveinket. Azonban vannak váratlan helyzetek, melyek azonnali reakciót követelnek tőlünk. Nem láthatsz előre mindent és ha az összes rendelkezésre álló időd betervezed, ezek a dolgok problémát fognak okozni. Jó módszer, ha 80%-ot tervezel. Ha nem jön semmi, akkor kereshetsz egy új teendőt a következő napról vagy hétről, de ha valami becsúszik – lesz időd megoldani.

A jó időmenedzsment egyik fontos eszköze a hatékony időkihasználás, amihez fontos az adott feladatra fókuszálni. Egyszerre csak egy feladaton dolgozz, ne kezdj bele több mindenbe, amíg teljesen le nem zártál valamit. Szép dolog a multitasking, de nem a leghatékonyabb.

Szakirodalom

Úgy gondolom az időmenedzsment nem egy bonyolult tudomány, csupán nehéz megtalálni azt a szokást, mely passzol hozzánk és a rutinunkhoz. Akit bővebben érdekel a téma ajánlom Stephen R. Covey – A kiemelkedően sikeres emberek 7 szokása című könyvét.